Alla vill på ett eller annat sätt styra sin verksamhet. Väljer man att göra det genom muntliga instruktioner eller i dokument som sällan läses är risken överhängande stor att man tappar i effektivitet, snabbhet och på sikt engagemang från sina medarbetare.

– I de organisationer där man har informella och manuella rutiner finns en ökad risk för misstag. Det är ovanligt med avsaknad av ledningssystem idag, men däremot stöter vi på organisationer som har allt nedskrivet i en pärm eller i dokument på nätverket. I de organisationer där man har informella och manuella rutiner finns en ökad risk för misstag, säger Fredrik Sundström, vd på Addsystems.

Att hantera styrande dokument, processer och ärenden, hitta instruktioner, rutiner och policys är vad ett ledningssystem bland annat kan hjälpa till med. Hittar man ett sätt att få medarbetarna att söka information och arbeta i systemet är mycket vunnet.

Systemet måste inspirera medarbetarna

En grundfunktion är att ett ledningssystem säkerställer ett systematiskt och strukturerat arbetssätt, men den stora nyttan uppstår när det blir en naturlig plats för medarbetarna att söka information och arbeta ifrån.

Det är medarbetarna som gör att ett system fungerar

– Framförallt måste man säkerställa ett systematiskt arbetssätt i organisationen. Det är medarbetarna som gör att ett system fungerar, men en systemlösning kan hjälpa till med att säkerställa hur man ska jobba med olika saker. Man måste få medarbetarna engagerade att använda sig av systemet, vilket kan ske om systemet är lätthanterligt, lättillgängligt, snyggt och roligt att använda. Då tillkommer andra mervärden.

Bredda systemet

Ledningssystem är en god grund, men enligt Fredrik Sundström finns det stora fördelar att använda det som en lösning för fler funktioner och behov.

– Kanske börjar du med att lägga in instruktioner, rita upp processer och kanske hantera exempelvis avvikelser i ledningssystemet. Om det dessutom går att hantera delar i skilda områden som nyheter, personalfrågor, nyckeltal, avtal och möten i samma system slipper man flera inloggningar och allt finns samlat och sökbart från samma startsida.

Läs mer om Addsystem här!