– Det är viktigt att börja i ett extremt tidigt skede så att ledningen kan få dessa delar att synka, säger Annicka Dickson som är arbetsplatsstrateg på Senab.

Ett företag behöver anpassa kontoret till verksamheten. Detta är viktigare än att prata om aktivitetsbaserat, cellkontor eller öppet landskap i ett första skede och därför behöver organisationen mätas grundligt.  Annicka Dickson är alltid med i ett tidigt skede och hjälper företagsledningar att hitta lösningar som är skräddarsydda efter företagens behov. Detta kompletterat med hennes kollega Peter Klarqvist, som har specialistkompetens på de fysiska kontorsförändringarna.

Ett kontor skall stödja medarbetares arbetssätt

– Ett kontor skall stödja medarbetares arbetssätt, säger Annicka Dickson.  På de flesta kontor ägnar sig medarbetarna åt olika typer av arbetsuppgifter. Då behöver det finnas olika typer av arbetsplatser som tillgodoser olika behov.

Vissa arbetsuppgifter kräver koncentration och behöver en ostörd miljö. Andra går mest på rutin och kan utföras var som helst. Ibland behöver man samarbeta och ibland är det ensamarbete som gäller. Ett kontor bör dessutom ge utrymme för spontanmöten, kanske måste det finnas avskilda rum för kundmöten, eller dylikt.

– Varje arbetsplats har sina specifika behov och det är först när vi förstår dem som vi kan skapa den optimala arbetsmiljön, säger Annicka Dickson. När väl ledningen är överens om riktningen gör vi alltid en ordentlig analys av nuläget och av behoven. Medarbetarna får besvara en analys om vad som behövs för att utföra sitt uppdrag bättre Först då kan vi börja titta på vilka insatser som behövs. Att placera alla i öppna landskap utan möjlighet till enskilt arbete är en lösning som många företag numera ratar.

Allt fler företag inser att de behöver ha tillgång till tysta rum och ge möjlighet att prata i telefon ostört

– Allt fler företag inser att de behöver ha tillgång till tysta rum och ge möjlighet att prata i telefon ostört, men även att de behöver stödja det spontana och kreativa mötet mycket mer berättar Annicka.

Med hjälp av fem I:n illustrerar Annicka Dickson själva förändringsprocessen. Första steget är alltså att Inventera behoven. Därefter handlar det om att Inspirera, Informera, Inventering på djupet och Implementera.

När förändringen väl är genomförd kan vi följa upp och utvärdera. Detta är en viktig del som ofta missas.

– Kontorsinredning handlar alltså inte i första hand om vilka möbler du väljer, konstaterar Annicka Dickson. Jobbar man verksamhetsbaserat är det själva funktionen och människan som står i centrum.

kontor