– Det beror ofta på att man underskattar behovet av styrning, kontroll, kunskap och kommunikation, säger Freddie Larsson, verksamhetskonsult och vd, Larsson & Co.

ITIL som ramverk

ITIL Information Technology Infrastructure Library, är ett värdefullt ramverk för att skapa och leverera tydliga och kvalitetssäkrade IT-tjänster. För att lyckas med sin outsourcing krävs fyra viktiga beståndsdelar.

– Först har vi Färdplanen som ska vara visuell och kopplad till en projektmetodik, som exempelvis Prince2. Färdplanen ger stöd till en modern projektledning med fokus på människorna; den blir ett besluts- och informationsunderlag, en viktig del i en intern och extern marknadsföring, samt ett verktyg i prioriterings- och planeringsarbetet, säger Freddie Larsson.

Det är dock inte outsourcingprojektet i sig som är det primära, det är förvaltningsarbetet

Vidare har vi Processerna där en transformationsprocess ansvarar för själva outsourcingarbetet.

– Det är dock inte outsourcingprojektet i sig som är det primära, det är förvaltningsarbetet. I förvaltningsstadiet krävs etablerade och pragmatiska ITIL-processer som förvaltar och förbättrar den outsourcade lösningen i vardagen. Det är först här, i förvaltningsstadiet, som det avgörs om outsourcingen blir en framgång eller inte, fortsätter Freddie Larsson.

Verktygsfrågan är nästa viktiga beståndsdel; IT utan verktyg som system och applikationer existerar inte. För att lyckas med sin IT-outsourcing krävs bra verktyg som övervakar och skapar förutsättningar för väl fungerande processer. Genom att processer mappas i verktyget behöver personalen bara följa verktygets arbetsgång för att de facto ha följt processen.

Kommunicera mera

– Sist men inte minst– kunskap, förståelse och förankring är utan tvekan de absolut viktigaste framgångsfaktorerna vid en outsourcing. Alla involverade behöver förstå varför vi outsourcar och hur arbetet ska gå till. Detta kräver en praktiskt anpassad utbildning och kommunikationsplan som sträcker sig över hela outsourcingen, inklusive minst tre månader efter överlämningen, säger Freddie Larsson och avslutar:

Ansvaret för kvalitet kommer man som organisation aldrig ifrån

– Ansvaret för kvalitet kommer man som organisation aldrig ifrån. Accountability är ett grundfundament inom ITIL; utan ett utpekat och personligt ägarskap kommer IT-leveransen aldrig att nå sin fulla potential. Tjänsteägarerollen och end-user stödet är det sista som bör outsourcas.

Om Freddie Larsson

Freddie Larsson har gått den långa vägen, från IT- systemtekniker till helpdesk-chef, IT operation manager, IT-chef och sedan CIO och verksamhetskonsult. Idag jobbar han som senior verksamhetskonsult och föreläsare med stark fokus på pragmatisk och konkret verksamhetsutveckling, med expertkompetenser inom ITIL, organisationsutveckling och förändring.

Freddie Larsson är flerfaldigt certifierad och en mycket erfaren föreläsare och kursledare inom det internationella ramverket ITIL. Han har bland annat certifieringarna ITIL Service Operation och ITIL Operation Analysis & Support.