I mitt tycke den bästa definitionen av FM: “The management of services demand and services support to the core activities in private and public business, ranging from full management and technical operations of building facilities and space, to a large variety of facility services and other support services optimally adapted to the organization’s, to the workplaces’ and to the individual users’ needs, in order to increase the efficiency and to add value to the core business.”

FM är en diversehandel. En spännande och utmanande diversehandel.

En Facility Manager har ansvar för ett eller flera kontor eller arbetsplatser. Till arbetsfältet hör effektivitet, trivsel och miljö, med allt som det innebär från den lilla men viktiga frågan om kvaliteten på kaffet eller för tjocka skal på apelsinerna, ända upp till relationer och avtal med hyresvärd, energibolag, teleleverantör och kanske 20-50 andra leverantörer, interna medarbetare och hundratals, kanske tusentals, brukare av FM-tjänsterna. Alla har mycket annat att prioritera och de bara förväntar sig att FM fungerar och är ett stöd till dem i deras kärnverksamhet.

Facility Managern har det övergripande ansvar för FM-verksamheten

Dessutom ska en Facility Manager ha kunskap inom hållbarhet och arbetsmiljö, förstå vikten av näringsriktig mat, ha ett begrepp om hyreslagstiftning, verksamhetsövergång, arbetstidsregler, säkerhetsfrågor, arbetsgivarens ansvar för rehabilitering, CSR-frågor, städfrekvenser, möteseffektivitet, ljus, ljud och luft på arbetsplatsen, arkivfrågor, kvalitetsuppföljning, dokumenthantering och mycket mera. Varje arbetsdag är den andra olik. Gemensamt är bara att Facility Managern har det övergripande ansvar för FM-verksamheten.

FM i en ny fas

Det vi avser med FM i Sverige härstammar från nittiotalet. Branschen är en av de mest snabbväxande i landet och befinner sig nu i fas 2.0. Mycket har hänt den senaste tiden:

  • FM-företagen är etablerade inom Almega. Ett kollektivavtal för FM står högt på listan.
  • Fokus har vänts från kostnader till intäkter. En bra arbetsmiljö och en välorganiserad FM-verksamhet påverkar intäkterna och självklart kostnaderna för alla verksamheter.
  • Ansvaret inom FM har utökats. Genom att arbetsplatsen idag finns ”nästan överallt” och inte bara på kontoret blir också FM-ansvaret så mycket bredare och annorlunda.
  • Outsourcingen av våra stödfunktioner är idag en självklarhet genom de många FM-bolagens förmåga att utföra tjänsterna på ett professionellt sätt.
  • Paketering av olika tjänster är naturlig. Färre leverantörer ger ett tydligt ansvar, större synergier och flexibilitet.
  • Kontorens design förnyas med olika arbetsplatser för olika behov och arbetsuppgifter. Det innebär fler möten och gemensamma funktioner och mindre eget.
  • En ny teknisk nivå där t ex QR-koder används för att förenkla vardagen.
  • System för positionering så vi kan hitta kollegorna på arbetsplatsen.
  • Dokumentationen finns i molnet och inte i förvaringsskåpet bakom mig.

Affärsmodellerna förändras

Jag har under min tid i FM-branschen sett hur verksamheten utvecklats snabbt, från lokala lösningar på arbetsplatsen till en organiserad verksamhet över hela landet, med professionella och delvis internationella aktörer och avancerade affärsmodeller, kvalitetssystem och till och med en europeisk standard, EN 15221. Det har uppstått klara relationer mellan kunder och leverantörer och begrepp som egen regi, outsourcing och hybridlösningar har slagit rot i det allmänna medvetandet.

De är flexiblare och mer dynamiska

Affärsavtalen mellan kunden och FM-bolagen ser annorlunda ut. De är flexiblare och mer dynamiska. Tidigare var det kostnadspress - numera är det utveckling av KPI:er, ersättning efter kundnöjdhet och mervärden för kärnverksamheten som gäller.

Påverka utvecklingen

FM utvecklas hela tiden. Professionalismen har kommit för att stanna. Leverantörer och beställare blir hela tiden bättre på att definiera servicenivåer, hitta rätt kvalitet och flexibilitet i leveransen. Vi behöver kanske inte samma service på fredagar som på onsdagar, ett rum som inte används varje dag behöver kanske inte städas så ofta, ett aktivitetsbaserat kontor för ett telebolag utformas annorlunda än ett projekteringskontor för ett industriföretag etc.

Jag tror att vi alla har en spännande framtid

Jag tror att vi alla har en spännande framtid, som vi faktiskt är med och påverkar. Mitt tips till Er som ännu inte är med i branschorganisationen IFMA: besök hemsidan www.ifma.se. Idag har IFMA 500 medlemmar som alla är verksamma inom FM ur olika perspektiv, leverantörens, beställarens, konsultens… Var med och påverka utvecklingen genom IFMA. Ett perfekt sätt att få en uppfattning om den senaste utvecklingen och de nätverk som finns i branschen är att komma till den årliga FM-konferensen, Nordic Workplace, den 4 december i Stockholm.

Tre tips för ett bättre FM-liv

  1. Ni är klokare tillsammans. En Facility Manager skall vara duktig på att hoppa mellan isflak men samtidigt se helheten. Lyssna på dem som skall använda tjänsterna. Ibland kan det vara svårt att hinna med den långsiktiga utvecklingen – en konsult kan vara bollplank!
  2. Lyft upp FM i organisationen. Personalen är den största kostnaden, därefter lokalerna. Väl planerade stödtjänster kan öka produktiviteten med 2-5 % och minska kostnaderna med lika mycket. Varför skall inte du ha plats i ledningsgruppen med CFO och HR-chefen?
  3. Jobba inte ihjäl dig! Charmen och problemet med FM är att jobbet är så kul. Men, du kan faktiskt gå in i väggen. Implementera ett bra ärendehanteringssystem, delegera uppdrag, optimera servicenivån – du behöver inte vara den perfekta butlern. Jobba med strukturer, helheter och kvalitetsförbättring. Det garanterar ett bättre FM-liv.