Det gäller att dra nytta av de fördelar som ny teknik ger företagare, menar Anna Elverheim, Hogias expert på elektronisk fakturahantering.

– En av de största fördelarna med digitaliseringen är att företag bättre kan fokusera på kärnverksamheten. Som företagare vill du använda tiden på bästa sätt. Genom att ta bort manuell hantering, av exempelvis fakturor, får du som företagare tid över att utveckla den egna verksamheten. Med fler digitala hjälpmedel kan företag dessutom vidareutveckla medarbetarna till mer värdeskapande aktiviteter.

 

Effektivare administration

 

Ett elektroniskt fakturaflöde innebär kvalitetssäkring och effektivare administration i hela organisationen.

Du säkerställer att kostnaderna lever upp till ingångna avtal.

– Att synliggöra företagets kostnader med ett elektroniskt attestflöde där medarbetare kan vara en del i processen skapar en ökad medvetenhet ute i organisationen. Du säkerställer att kostnaderna lever upp till ingångna avtal. I ett elektroniskt fakturaflöde har ekonomiadministratörerna full kontroll över var en faktura befinner sig rent fysiskt och när den förfaller.

– Utifrån likviditetssynpunkt är det mycket tryggare och relationerna med leverantörer äventyras inte på grund av försenade betalningar. Det blir också allt vanligare att leverantörer lämnar rabatt på fakturor som betalas före utsatt förfallodatum, säger Anna Elverheim.

 

Bättre tillgänglighet och mobilitet

 

För några år sedan var det framför allt stora företag som började med elektronisk fakturering, nu börjar de mindre- och medelstora företagen hänga på i snabb takt.

Tillgänglighet, mobilitet och lättåtkomlig information är viktigare än någonsin

– Tillgänglighet, mobilitet och lättåtkomlig information är viktigare än någonsin för ett hållbart företagande och för ökad konkurrenskraft. Användaren förväntar sig avskalad och anpassad information, tillgänglig när de vill ha den och där den är. Ett enkelt exempel på detta är möjligheten till attest och fakturahistorik i mobilen. Det skapar en trygghet i att du fattar rätt beslut i realtid, säger Anna Elverheim.

 

Miljö och hållbarhet

 

Det finns såklart också en stor miljöaspekt med digitalisering, menar Anna Elverheim.

– Företag idag vill vara en del av ett hållbart samhälle, till exempel genom att minska på pappershantering och transporter. Att skicka sina kundfakturor helt elektronisk eller som PDF är på väg att bli vanligare än att skicka en pappersfaktura.

 

Ett EU-direktiv

 

Inom EU är målsättningen att majoriteten av alla fakturor i Europa ska vara elektroniska 2020 och därför implementeras ett EU-direktiv under 2019 som innebär att offentlig sektor ska kunna hantera inkommande fakturor helt elektroniskt. Varje medlemsstat har också inrättat forum för att främja användningen av e-fakturor.

Den samhällsekonomiska nettonyttan innebär en besparing på cirka 1,5 miljarder

– Det innebär oerhört mycket för samhället i stort. Enligt den konsekvensanalys som gjordes på uppdrag av Näringsdepartementet finns det stora samhällsekonomiska vinster med e-fakturering. I rapporten analyserades nyttan med att utöka direktivet till att även omfatta företag som handlar med offentliga verksamheter, en linje som e-fakturaforumet driver. Den samhällsekonomiska nettonyttan innebär en besparing på cirka 1,5 miljarder, säger Anna Elverheim.

– När det gäller e-fakturering ligger Sverige efter i jämförelse med våra grannländer Norge, Danmark och Finland. Många förknippar e-fakturering med att skicka och ta emot PDF-filer, för att sedan skriva ut och ändå gå på pappersvarianten. Men med en liten investering finns det väldigt goda möjligheter för svenska företag att gå från manuell pappershantering till helt elektroniska fakturaflöden.

 

PEPPOL - en ny digital plattform

 

Ett initiativ som börjar ta fart är för att underlätta e-handel och e-fakturering är PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). PEPPOL är en plattform för att leverantörer ska kunna skicka e-fakturor, order och andra elektroniska affärsdokument över landsgränser. I Norge använder man redan PEPPOL som plattform.

Det är nödvändigt för att göra företagsklimatet mer digitalt.

– Det finns infrastrukturutmaningar med att skicka och ta emot e-fakturor. Dels är det svårt att hitta sändare och mottagare utan en gemensam adressbok, dels finns det kundspecifika krav på e-fakturahantering. Samtidigt är det nödvändigt för att göra företagsklimatet mer digitalt. I PEPPOL finns det en tydlig infrastruktur. Senast den 1 november 2018 ska statliga myndigheter kunna använda PEPPOL för att skicka och ta emot e-fakturor.

När EU-direktivet införs under 2019 är rekommendationen i den offentliga sektorn att använda PEPPOL:s infrastruktur, säger Anna Elverheim.