De företag som ligger i framkant ser resekostnaden som en investering med fokus på att resa av rätt orsak till rätt pris.

 

Vad är viktigast?

För att definiera rätt pris måste ­frågan om vad som är viktigast, kostnad eller upplevelse, besvaras. ­Utmaningen ligger i att hitta rätt balans, då måste även företagets mål, kultur och Employee Value Proposition (EVP) vägas in. EVP ­beskrivs som det totala värde de ­anställda uppfattar de får genom sin anställning. Företagskulturen och EVP bör gå hand i hand.

Tittar vi på IKEA:s starka kultur kring kostnadseffektivitet, skapar det en tydlig bild vart företagets fokus ligger. Jämför vi det med ­läkemedelsindustrin med betydligt högre marginaler, men med utmaningen att attrahera och ­bibehålla akademisk kompetens, ser ­svaret troligtvis helt annorlunda ut. ­Gartner (tidigare CEB, Corporate Executive Board) hjälper företag att identifiera nya möjligheter till ökad lönsamhet. Gartner hävdar att en nyckelfaktor för framgång är ett väl utformat EVP, där personalens kompetens och upplevelse står i fokus.

"Av stor vikt att identi­fiera rätt balans mellan kostnader och upplevelse"

Om vi väger in betydelsen av EVP är det alltså av stor vikt att identi­fiera rätt balans mellan resekostnader och den tjänstereseupplevelsen som företaget erbjuder. Det behöver inte vara svårt, en CFO sa en gång till mig; ”Det är med affärsresor som med kolesterol, man bör helt enkelt uppmuntra det goda och motverka det onda”. Det är där Travel Management kommer in i bilden.

 

Effektivt reseprogram

FESTIVE ROAD hjälper våra ­kunder bli mer lönsamma genom bättre travel management. Vi har ­utvecklat en modell som på kort tid ­hjälper kunden att skapa ett effektivt ­reseprogram som ­möter företagets behov. Tillsammans med travel manager och senior management definieras först företagets rätta balans mellan kostnad och upplevelse.

"Strategin på plats kan förändringen ­påbörjas"

Därefter skapas ­resestrategin, direkt länkad till ­företagets ­övergripande mål, kultur och EVP. Med resestrategin på plats kan förändringen av reseprogrammet ­påbörjas. Det bör göras i 3 steg;

 

1. Skapa en stabil grund

  • Team, identifiera rätt kompetens utifrån företagets unika behov.
  • Policy, skapa en enkel policy med tydliga krav som förenklar hela ­reseprocessen.
  • Resebyrån är den strategiskt viktigaste samarbetspartnern och kan spela en viktig roll för policyefterlevnad och kostnadskontroll. Nya tekniska lösningar utmanar dock resebyråns roll, därför är det viktigt att resebyråns framtida fokus och företagets behov överensstämmer.

2. Fokus på service och ­upphandling

Här skapas en effektiv end-to-end process med tydliga inköpsstrategier. Ett reseprogram består av flyg, hotell, marktransport, rapportering och uppföljning, betalningsprocess, resesäkerhet, bokningsteknologi och sist men inte minst kommunikation. En stabil grund enligt steg 1 är en förutsättning för att lyckas i steg 2. Det går inte att förhandla bra flygavtal utan en tydlig rese­policy, då flygbolagen inte erbjuder förmånliga rabatter utan några garantier. En viktig del i ett framgångsrikt reseprogram är kommunikation som tydliggör det värde som reseprogrammet genererar.

3. Demand Management – det optimala läget

Med en stabil grund och bygg­stenarna på plats kan fokus läggas på Demand Management. Här är ­fokus på strategiskt arbete med flexibla lösningar för företagets snabbt skiftande resebehov. Med effektivt nätverkande både internt och ­externt är travel managern i steg 3 väl förberedd för omvärldsförändringar som nya distributionslösningar, ­betalningsmodeller och lagkrav.

 

Microsoft ligger i framkant

Ett företag som i dag ligger i framkant när det gäller travel management är Microsoft. De har med hjälp av resenärsdata skapat olika ”travel personas” som de sedan kategoriserat sin kommunikation, inköp och rapportering kring. Med hjälp av detta har Microsoft lyckats kommunicera rätt budskap till rätt resenärer där följden har blivit att de hittat sin balans mellan kostnad och upplevelse.

En reseprocess som möjliggör för resenärerna att vara mer ­produktiva före, under och efter resan borde ligga i alla företagares intresse. Hur effektiv är er reseprocess? Har ni ­hittat er rätta balans?

Det är en kolumnist som har skrivit denna text. Åsikterna som framförs vidhålls av denne. Mediaplanet står politiskt oberoende.