Hur tycker ni utmaningarna ser ut för affärsresebranschen och travel managers idag?

Christian Riebne: Vi som arbetar med och skapar policys för företagets affärsresor framstår ibland som dinosaurier eftersom vi inte kan erbjuda resenären samma valmöjligheter när de reser i tjänsten som när de reser privat. Få affärsresenärer har förståelse för varför våra policys ser ut som de gör och varför valmöjligheterna är mer begränsade när man ska boka affärsresor. Det betraktar jag som en utmaning för mig som travel manager.

Mia Andersson: I stora globala företag finns ofta många olika affärssystem och andra typer av IT-system. En utmaning är att få alla dessa system att samverka. Vi försöker vara flexibla när det kommer till affärsresor, men eftersom Astra Zeneca är ett stort företag med en gigantisk IT-infrastruktur så är det inte alltid så enkelt. Samtidigt är den genomsnittliga resenären betydligt mer påläst och kunnig idag jämfört med för tio år sedan.

Anders Bohlin: Näringslivets ökade globalisering påverkar förstås även affärsresandet. Tidigare var det ofta mest naturligt att göra affärer med och resa till länder som låg nära Sverige, nu kan ett svenskt företag ha sina största marknader i länder som Kina, Peru och Kanada, vilket förstås ställer krav på travel managers.

Idag finns drygt 64 000 appar med koppling till affärsresor, det illustrerar trenden tydligt

Rickard Holmén: Det verkar som att många affärsresenärer vill att affärsresan ska fungera på samma sätt som när de reser privat, men när jag reser i jobbet vill jag snarare att allt ska flyta på utan att jag behöver ägna det en tanke. På så sätt kan jag fokusera fullt ut på jobbet.

Jesper Söderström: Alla resebolag vill bygga direktrelationer med resenären. Som privatresenär bestämmer jag själv vilka aktörer jag ska anlita, men som affärsresenär är jag ofta begränsad till ett fåtal alternativ vad gäller exempelvis flyg och hotell. Jag tror att det alltid kommer att vara privatresemarknaden som driver teknikutvecklingen i resebranschen som helhet.

Magnus Khysing: Affärsresenärer har gått från att knappt behöva fatta några beslut alls till att ställas inför massor av små beslut i sin vardag som resenär. Idag finns drygt 64 000 appar med koppling till affärsresor, det illustrerar trenden tydligt.

Rickard Holmén: Det gäller att välja vilka delar av resandet som medarbetarna själva ska få påverka. Med smart teknik kan man välja vilka beslut medarbetarna ska kunna fatta kring sina egna affärsresor.

Joakim Krumlinde: En av de främsta utmaningarna för affärsresebranschen i allmänhet och travel managers i synnerhet är ett ökat fokus på risk management. Att minimera riskerna för resenärer i samband med affärsresor har alltid varit i fokus för branschen, men en utmaning är att få medarbetarna att följa företagets resepolicy och att dessutom förstå vikten av att följa den.

IT-säkerhet och resenärens säkerhet första prioritet när det gäller affärsresor

Anders Bohlin: I teorin vore det fantastiskt om det fanns appar eller liknande som guidar affärsresenären till rätt bokningsbeslut som gör att de följer affärsresepolicyn. En intressant fråga är hur vi tar tekniken till hjälp för att uppfylla säkerhetskrav, ekonomiska krav, varumärkesaspekter och andra policykrav som företaget ställer på sina affärsresenärer. Tyvärr har vi inte kommit dit ännu.

Magnus Khysing: Ur mitt perspektiv är IT-säkerhet och resenärens säkerhet första prioritet när det gäller affärsresor. Nästa prioritet är compliance, det ska vara enkelt för resenären att följa policys och regelverk. Ytterligare en viktig faktor är att det ska vara enkelt för resenären att redovisa sin resa. Flyg och hotell är i allmänhet lätt att boka och redovisa, men alla småutgifter längs med resan, exempelvis resan till och från flygplatsen, eventuell parkering på flygplatsen och andra kringtjänster, innebär ofta att resenären samlar på sig en hel hög med kvitton som så småningom ska redovisas. Digital kvittoscanning och andra smarta tjänster underlättar definitivt tillvaron för de flesta affärsresenärer.

Kulturella skillnader mellan olika generationer i arbetslivet är stora, generationerna skiljer sig markant åt. Hur hanterar ni det när det kommer till affärsresor?

Mia Andersson: Travel Management har förändrats enormt de senaste tio åren. Man har länge pratat om att resebyråer framöver endast kommer att boka de mer komplexa affärsresorna, men de ägnar sig fortfarande åt att boka många enklare resor. Samtidigt har travel management aldrig varit lika roligt som nu. En utmaning för oss travel managers är att kombinera resenärernas krav på att allt ska vara enkelt, snabbt och mobilt, från bokning till reseredovisning med kraven från våra stakeholders, som har specifika krav vad gäller budget, säkerhet och att ständigt effektivisera affärsresandet. Just viljan att ständigt förbättra och effektivisera affärsresandet har helt klart blivit mer påtaglig på senare år.

Rickard Holmén: Travel managerns viktigaste framtida uppgift verkar vara att bygga upp en samlad process kring företagets resande och att hålla ihop reseprocessen från start till mål. Kanske får framtidens travel manager en mer strategisk roll?

Travel Management har förändrats enormt de senaste tio åren

Anders Bohlin: Travel managern behöver även integrera arbetet med ett antal specialister internt. Jag liknar gärna travel managerns roll vid dirigentens, de ska hålla ihop många olika regelverk och policys som påverkar affärsresandet.

Jesper Söderström: Den traditionella inköps- och bokningsrollen är numera bara en mycket liten del av en travel managers arbete. De ägnar istället merparten av sitt fokus åt att få ihop olika aktörer och kombinera olika leverantörer som tillsammans kan levererar affärsresor som uppfyller alla de krav som såväl affärsresenärer och företagets stakeholders ställer.

Joakim Krumlinde:  För yngre generationer är behovet av att åka på affärsresor inte självklart. De är uppvuxna med avståndsöverbryggande teknik och ifrågasätter ofta om ett fysiskt möte verkligen är befogat. Medans andra generationer genomför mer oreflekterat affärsresor, för dem är det ett mer självklart alternativ. Det är ett exempel på hur generationsklyftor präglar synen på affärsresor. Vår ambition är att erbjuda en lösning som är anpassad utifrån varje företag och resenärs behov och förutsättningar.

Vem driver utvecklingen i affärsresebranschen just nu och vem borde driva förändringen?

Mia Andersson: Stora aktörer som samverkar på innovativa sätt är en faktor som definitivt driver utvecklingen framåt i affärsresebranschen. Ett sådant exempel är Lufthansas samarbete med Amadeus. Den typen av nytänkande samarbeten banar väg för hela affärsresebranschen. Teknikbolag, resebyråer och reseköpare behöver samverka för att driva teknikutvecklingen framåt.

Den typen av nytänkande samarbeten banar väg för hela affärsresebranschen

Magnus Khysing: Jag sneglar på USA och utvecklingen där. När de utvecklar nya tjänster och appar utgår de alltid från såväl besparingsmöjligheter som affärsresenärers behov. Om nya appar och andra tekniska hjälpmedel inte uppfyller dessa krav så försvinner de automatiskt från marknaden.

Jesper Söderström: Jag anser att det i dagsläget främst är två faktorer som driver utvecklingen: affärsresandet; teknologiutvecklingen och resenärerna.

Joakim Krumlinde: I samverkan med både etablerade och nya affärsreseaktörer i kombination men ny teknik skapar vi en förändring av affärsresemarknaden för våra kunders bästa. För att utveckla och bredda vårt erbjudande har vi därför etablerat ett partnerskap med Airbnb som når nya målgrupper.

Vilka trender och tendenser har ni identifierat på affärsreseområdet?

Mia Andersson: Många avdelningar på företaget är mer eller mindre involverade i affärsresandet. Travel managern kan exempelvis vara knuten till HR, ekonomiavdelningen eller inköpsavdelningen och arbetets karaktär och mål varierar delvis beroende på vilken enhet de är knutna till. Samtidigt varierar kvalitetsnivån på det arbete som travel managern utför avsevärt mellan olika företag.

Anders Bohlin: En intressant tendens är att allt fler företag inte längre resonerar i termer av restid och arbetstid. Dessa två världar är numera allt mer integrerade på företag som Ikea och Sony Mobile, som ger sina medarbetare rätt förutsättningar att vara produktiva och effektiva, oavsett om de arbetar på resande fot, hemma eller på något av företagets kontor. Det här tankesättet ställer krav på att företagen tillhandahåller rätt tekniska hjälpmedel och andra förutsättningar som behövs för att verkligen kunna vara effektiva, oavsett var de befinner sig.

En intressant tendens är att allt fler företag inte längre resonerar i termer av restid och arbetstid

Magnus Khysing: Det finns många smarta appar som jag själv använder i min vardag som affärsresenär. Jag befinner mig exempelvis relativt ofta på Heathrow eftersom det är en viktig hubb för flygtrafiken.  Med hjälp av en app kan jag enkelt se om någon av mina kollegor eller affärsbekanta befinner sig på Heathrow samtidigt som mig. Andra exempel på smarta appar som verkligen underlättar affärsresenärers vardag är de som möjliggör säkert och krypterat wifi-användande, oavsett var man befinner sig. Det underlättar bland annat för affärsresenärer att få full tillgång till företagets affärssystem, oavsett var de befinner sig.

Anders Bohlin: Ibland sägs det att affärsresebranschen inte är särskilt förändringsbenägen, men jag anser inte att det stämmer. Vi anpassar oss istället snabbt till en värld i förändring. Branschen är förändringsbenägen och duktig på att hantera olika typer av förändringar.

Christian Riebne: Vi har en ung medarbetarkår som inte vill bli alltför styrda i sitt affärsresande. De vill ha möjlighet att välja mellan många olika hotell, flygbolag och liknande. De vill enkelt kunna boka och överblicka hela sin affärsresa via mobiltelefonen eller läsplattan.

Medverkande

  • Mia Andersson, Travel Manager på AstraZeneca
  • Christian Riebne, Travel Manager på Ericsson
  • Jesper Söderström, Nordenchef på Amadeus
  • Magnus Khysing, Nordenchef på Concur
  • Anders Bohlin, vd för American Express Business Travel
  • Rickard Holmén, vd för ETNetworks