– Jag reste mycket i tjänsten tidigare i karriären och la mycket tid på kvittohantering, så en av drivkrafterna var att lösa det problemet. Affärsmän ska fokusera på affärer och inte kvittoadministration, säger Rickard Holmén en av grundarna till ETNetwork som ligger bakom den digitala kvittotjänsten Kwick.

En verifikation för ett köp kan vara ett kvitto, en faktura eller ett annat underlag som innehåller information om affärshändelsen. Historiskt har detta varit i pappersformat men fakturorna har under ett antal år gått över till att bli allt mer digitala och nu är kvittona på väg åt samma håll.

– Alla tjänar på digitala kvitton, företagen, den enskilde medarbetaren, skatteverket samt vår natur och miljö.

Effektivare medarbetareAnnika

I Sverige skrivs det ut cirka 1,5 miljarder papperskvitton varje år. Det är en dyr hantering för företagen. För de anställda som redovisar kvitton i tjänsten går det åt onödig tid för kvittohantering som istället skulle kunna spenderas på företagets kärnverksamhet. Dessutom måste den anställde hålla reda på alla kvitton för att inte själv bli ansvarig för utlägget, vilket är vanligt i många verksamheter om kvitton saknas.

– Företag tjänar tidsmässigt i flera led på att hantera kvitton digitalt istället för att hantera de gamla papperskvittona.

Rent praktiskt går det till så att när individen handlar med sitt kort så skickas ett digitalt kvitto från handlarens system till företagets ekonomisystem och ingen manuell hantering eller arkivering av papperskvitto är nödvändig. Det finns idag samarbeten mellan kortutgivare, en mängd företag som exempelvis taxibolag, parkeringsbolag, flygbolag samt tillverkare av affärs- och ekonomisystem.

– Vill den anställde lägga till information till kvittot om vad inköpet gällde, till exempel vid representation, så kan det göras i appen Kwick, fortsätter Rickard Holmén.

ProcessutvecklingFredrik

Det är viktigt att flödet i hanteringen av kvitton på företagen fungerar så smidigt som möjligt. Annika Johansson, Senior Key Account Manager på First Card, jobbar med att hjälpa företag att effektivisera och förenkla sina administrativa processer.

– Vi ser kvittot som den felande länken i elektroniska betalningar och med detta initiativ finns äntligen en lösning som uppfyller de krav som finns samtidigt som det förenklar för våra kunder, säger Annika Johansson.

Hon berättar att man i framtiden sannolikt kommer att använda olika typer av betalningar utöver plastkort. Kortet är bara ett verktyg idag, betalningarna är redan digitala och det viktiga är att även underlagen är det.

Korrekt utgivna digitala kvitton är godkända hos både skatteverket och bokföringsnämnden. Skatteverket är positivt inställda då det gynnar vit handel samt ger enklare tillgänglighet vid skatterevision. Rickar Holmén förklarar att det blir struktur och kvalitet i bokföringen helt enkelt.

Mycket pengar att spara

Det finns beräkningar som visar att företagen och de anställda lägger cirka 7 minuter per kvitto i hantering och administration. Att radikalt minska – eller helt ta bort – dessa minuter innebär en enorm besparingspotential för företagen. Tid som läggs på kvittohantering kan istället läggas på arbetsuppgifter som för verksamheten framåt.

– Digitala kvitton är framtiden. Det kräver fortfarande en del missionerande men alla ser fördelarna och intresset är stort, avslutar Rickard Holmén.